Tietosuojakäytäntö koskien Helkama-Autokauppa Oy:n asiakkaita
Helkama-Autokauppa Oy ("Helkama" tai "me") kunnioittaa yksityisyyden suojaa, ja tietosuojan turvaaminen on meille erittäin tärkeää.
Tässä tietosuojakäytännössä ("Tietosuojakäytäntö") kerrotaan, mitä henkilötietoja Helkama kerää sekä potentiaalisista että nykyisistä kuluttaja- ja yritysasiakkaistaan sekä verkkosivustonsa käyttäjistä, ja miten näitä tietoja käsitellään. Käsittelemme henkilötietoja toimintamme järjestämisen, asiakkuuksien hoitamisen, sopimussuhteiden täyttämisen, verkkosivuillamme käytettävien evästeiden keräämiseksi ja markkinoinnin yhteydessä.
Käsittelemme henkilötietoja tämän Tietosuojakäytännön ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja kansallinen tietosuojalaki ("Tietosuojalainsäädäntö").
Rekisterinpitäjänä toimii Helkama-Autokauppa Oy (3383993-7) yhdessä emoyhtiönsä Helkama-Auto Oy:n (0195766-4) kanssa. Rekisterinpitäjät vastaavat yhdessä tämän käsittelyselosteen mukaisista henkilötietojen käsittelytoimista ja ovat siten tietosuoja-asetuksen mukaisia yhteisrekisterinpitäjiä.
Helkama-Autokauppa Oy Helkama-Auto Oy
Luomannotko 3 Lautamiehentie 3
02200 Espoo 02770 Espoo
Tietosuojaan liittyvät yhteystiedot: tietosuoja@skoda.fi
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Helkama käsittelee henkilötietoja vain niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot on alun perin kerätty (esimerkiksi tilausten hallinnoimiseksi tai tuotteidemme ja palveluidemme markkinoimiseksi) tässä Tietosuojakäytännössä kuvatulla tavalla.
Henkilötiedot
- Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, asiakasnumero
- Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot
Käsittelyn tarkoitus
- Tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen
- Asiakaskyselyt
Oikeusperuste
- Oikeutettu etumme kehittää toimintaamme ja olla yhteydessä asiakkaisiimme
Käsittelyn tarkoitus
- Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
- Laskutus
Oikeusperuste
- Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Käsittelyn tarkoitus
- Palveluidemme markkinointi yrityksille
Oikeusperuste
- Oikeutettu etumme markkinoida palveluitamme
Käsittelyn tarkoitus
- Kirjanpito
Oikeusperuste
- Lakisääteinen velvoite
Ajoneuvoon liittyvät tiedot:
auton merkki, malli, rekisterinumero, valmistenumero ja muut tarvittavat ajoneuvon tunnistetiedot, ajetut kilometrit ja muut tarvittavat käyttötiedot, ajoneuvon ostotapahtumat, huolto- ja muut toimenpiteet, auton vaihtosuunnitelma
Käsittelyn tarkoitus
- Asiakkaan tilaaman ajoneuvon toimittaminen sopimuksen mukaisesti tai asiakkaan tilaamien töiden suorittaminen
Oikeusperuste
- Sopimuksen täytäntöönpano
Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
eri palveluissa ja kanavissa tapahtuvan viestinnän ja palvelu- ja sisältökäytön käyttö- ja asiointitiedot, kiinnostuksen kohteet, harrastetiedot ja muut vastaavat tiedot
Käsittelyn tarkoitus
- Lähettää markkinointia asiakkaille ja asiakkaan oikeus olla vastaanottamatta markkinointia
Oikeusperuste
- Suostumus
Käsittelyn tarkoitus
- Mainonnan kohdentaminen asiakkaiden toiminnan ja toimittamien tietojen perusteella
Oikeusperuste
- Oikeutettu etumme (asiakassuhteemme perusteella)
Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot
kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista sekä tilauksista, kanssasi käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, asiakaspalautteeseen liittyvät tiedot, viestinnän käyttö- ja asiointitiedot, sisältökäytön asiointitiedot, koeajotiedot, laskutustiedot, tieto rahoituksesta, maksutiedot sekä itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamasi tiedot
Käsittelyn tarkoitus
- Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
- Laskutus
Oikeusperuste
- Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Käsittelyn tarkoitus
- Asiakassuhteen hoitaminen
Oikeusperuste
- Oikeutettu etumme hallinnoida ja kehittää asiakassuhdetta
Käsittelyn tarkoitus
- Kirjanpito
Oikeusperuste
- Lakisääteinen velvoite
Käyttämääsi tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot
kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot
Käsittelyn tarkoitus
- Mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme
Oikeusperuste
- Suostumus
Asiakkaan nimi, osoite, s-posti, ajoneuvon tiedot
Käsittelyn tarkoitus
- Takuuvastuun täyttämistä ja takaisinvetojen hoitamista sekä autoveron maksamiseen liittyvien velvollisuuksien ja muiden vastaavien velvollisuuksien täyttämistä varten.
Oikeusperuste
- Lakisääteinen velvoite
Kameravalvonnasta kertyneet tiedot
Käsittelyn tarkoitus
- Turvallisuuden varmistaminen ja rikosten ennaltaehkäisy
Oikeusperuste
- Oikeutettu etumme suojata omaisuuttamme
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Helkama ei suorita sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi rekisteröityyn oikeusvaikutuksia.
Helkama tekee asiakasryhmittelyä ja profilointia myyntien analysoinnissa ja markkinoinnin kohdentamisessa asiakkaillemme.
Tietolähteet
Keräämme henkilötietoja pääasiallisesti suoraan henkilöltä itseltään.
Saamme tietoja myös asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden perusteella eri kanaviemme käytön välityksellä, esimerkiksi alla mainituista kanavista:
Maahantuoja ja valmistaja: Voimme saada asiakkuuteen liittyviä tietoja maahantuojalta sekä valmistajalta. Näitä tietoja kerätään maahantuojan ja valmistajan eri palveluissa ja kanavissa.
Ulkopuoliset palveluntarjoajat: Voimme kerätä, tallentaa ja päivittää henkilötietojasi julkisista tietolähteistä sekä muiden mahdollisten yhteistyökumppaneiden kautta (esim. osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä). Keräämme esimerkiksi tietoja Liikenteen turvallisuusvirastolta Traficomilta.
Evästeet: Aina kun käyt jollakin verkkosivustolla, se voi tallentaa tai hakea tietoja selaimestasi, enimmäkseen evästeiden muodossa. Nämä tiedot voivat liittyä sinuun, valintoihisi tai laitteeseesi, ja niitä käytetään lähinnä huolehtimaan siitä, että sivusto toimii odotetulla tavalla. Tietojen perusteella ei tavallisesti voida suoraan tunnistaa sinua, mutta ne voivat antaa sinulle henkilökohtaisemman verkkokokemuksen. Koska tietosuojasi on meille tärkeä asia, voit kieltäytyä sallimasta tietyntyyppisiä evästeitä. Tietyntyyppisten evästeiden estäminen voi kuitenkin vaikuttaa verkkosivustokokemukseesi tarjoamiimme palveluihin.
Tarkempaa tietoa Škodan uusien autojen https://helkama-autokauppa.skoda.fi/ - sivuston evästekäytännöistä, linkki evästekäytäntöön. Voit muuttaa evästeisiin antamiasi suostumuksia siirtymällä sivuston alalaidassa näkyvän evästeikonin kautta sivun evästebannerin asetuksiin. Tarkempaa tietoa Škodan vaihtoautosivuston evästekäytännöistä saat siirtymällä https://www.helkama-autokauppa.fi/vaihtoautot- sivuston alalaidassa näkyvän evästeikonin kautta sivun evästebannerin asetuksiin. Bannerissa voit myös muuttaa evästeisiin antamiasi suostumuksia.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista kyseisen tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvoitteemme täyttämiseksi. Noudatamme toiminnassamme lakiin perustuvia käsittelyaikoja sekä sisäistä henkilötietojen käsittelyaikoja koskevaa ohjeistustamme.
Esimerkkejä henkilötietojen säilytysajoista:
|
Tietoryhmä |
Säilytysaika |
|
Asiakkaiden tilaustiedot |
10 vuotta ostotapahtumasta |
|
Asiakkaiden ostotiedot ja ostohistoria |
10 vuotta ostotapahtumasta |
|
Asiakkaan tarjoukset ja koeajotiedot |
3 vuotta tarjouksen toimittamisesta |
Henkilötietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja säilytysaikoja pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, kuten rikosepäilyjen ja niitä koskevan viranomaistutkinnan vuoksi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakkaan maksutapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan lisäksi säilyttää edellä mainittuja määräaikoja pidempään kirjanpitolain velvoittamien säilytysaikojen mukaisesti.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojaustoimista
Helkama on ottanut käyttöön asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojaustoimenpiteet yksityisyytesi turvaamiseksi ja sen varmistamiseksi, että henkilötietosi ovat vain sellaisten työntekijöiden saatavilla, joilla on työnkuvansa puolesta tarve käsitellä tietoja. Helkama noudattaa lisäksi sisäisiä tietosuojaohjeita henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riskien minimoimiseksi.
Henkilötietojen siirrot, luovutukset ja vastaanottajat
Henkilötietojasi voidaan siirtää sellaisille Helkaman valtuuttamille kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja Helkamalle toimitettavien palveluiden toteuttamiseksi ja tässä Tietosuojakäytännössä kuvattuja tarkoituksia varten. Kolmansille osapuolille siirretään ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen Helkamalle suoritettavien palveluiden toteuttamiseksi. Helkama edellyttää lisäksi, että tällaiset kolmannet osapuolet noudattavat Helkaman ohjeita (mukaan lukien henkilötietojen käsittelyä koskevia sopimuksia) sekä Tietosuojalainsäädäntöä, ja että he käyttävät asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia henkilötietojesi suojaamiseksi.
Helkama siirtää palveluiden mahdollistamista ja asiakastyytyväisyyden seuraamista varten henkilötietoja maahantuojalle sekä valmistajalle. Asiakaspalautteen käsittelemistä varten maahantuojalla on pääsy asiakaspalautteeseen. Asiakastyytyväisyystietoja ja muita siihen liittyviä tietoja voidaan myös siirtää eteenpäin valmistajalle.
Jos asiakas on antanut jälleenmyyntiliikkeessä/huollossa, verkkopalveluissa tai muuten tietonsa Škoda‐auton hankitaan, huoltoon tai muuhun Škoda‐palveluun kuten esim. koeajoon, tarjouspyyntöön, ostoon, huoltoon tai muihin tuotteisiin tai palveluihin liittyen, asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin Škoda‐autojen maahantuojalle Helkama‐Auto Oy:lle. Asiakkuuteen ja Škoda‐autoon liittyviä henkilötietoja, mukaan lukien asiakastyytyväisyystiedot ja takuukorjaukset, voidaan luovuttaa myös Škoda‐autojen valmistajalle, ŠKODA AUTO a.s:lle."
Tietoja asiakkaista voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille tai muille tahoille heidän perustellusta pyynnöstään lainsäädännön sallimalla tai edellyttämällä tavalla.
Tarvittaessa luovutamme henkilötietoja myös pankeille ja vakuutusyhtiöille luotto- tai vakuutushakemusten vireille panemiseksi puolestasi taikka rahanpesu- ja terrorismirikosten torjumiseen liittyvien velvoitteidemme täyttämiseksi. Mahdollisissa maksuhäiriötilanteissa luovutamme henkilötietojasi myös käyttämillemme perintäyhtiöille.
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen korjaamiseen/oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy kaikkiin henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus vaatia, että Helkama ilman aiheetonta viivytystä oikaisee sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus vastustaa käsittelyä: Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Helkaman oikeutettuun etuun, paitsi jos Helkama voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun edut, tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Sinulla on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus rajoittaa käsittelyä: Sinulla on oikeus pyytää Helkamaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos (1) kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, (2) epäilet käsittelyn olevan lainvastaista etkä halua, että tietojasi poistetaan, (3) katsot ettei rekisterinpitäjä tarvitse enää kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta tarvitset tietoja esim. oikeuksiesi puolustamiseksi taikka (4) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja odotat rekisterinpitäjän päätöstä oikeuttasi koskien.
Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on myös oikeus pyytää Helkamaa poistamaan sinua koskevat henkilötiedot, jos kyseisiä henkilötietoja ei esimerkiksi enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä on muutoin käsitelty, henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti, tai henkilötiedot on poistettava (rekisterinpitäjään sovellettavan) lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus siirtää sinun Helkamalle toimittamat henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle Helkaman estämättä. Siirto-oikeus koskee automaattisesti käsiteltyjä henkilötietoja, joiden käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen, jossa olet osallisena. Helkama toimittaa sinulle tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen: Tilanteissa, joissa henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa kyseiseen käsittelyyn antamasi suostumus.
Oikeus markkinoinnin lopettamiseen: Sinulla on mahdollisuus pyytää markkinoinnin lopettamista milloin tahansa markkinointimateriaalimme vastaanottamisen yhteydessä (opt-out).
Voit toteuttaa oikeutesi ottamalla yhteyttä tietosuoja@helkama-autokauppa.fi . Jos sinulla on jotain huomautettavaa henkilötietojesi käsittelystä tai haluaisit siitä muita lisätietoja, voit olla meihin yhteydessä milloin tahansa.
Valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Helkama ei ole mielestäsi käsitellyt henkilötietoja Tietosuojalainsääntelyn mukaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
www.tietosuoja.fi